Metodologías
de la AGP
Descubre las Estrategias y Herramientas de la Academia de la Gestión Pública para la Toma de Decisiones, Prevención de Riesgos y Optimización de Recursos
1. ABC APRENDIZAJE BASADO EN CASOS -Metodología de apropiación del conocimiento
Con la metodología ABC la AGP ha construido contenidos académicos basados en casos de la vida real (fallos y condenas), estudiados en la línea de investigación “¿Por qué nos condenan? ¡Que no le pase a usted!”, que durante mas de 7 años ha estudiados precedentes cómo fuente de conocimiento práctica para gestores públicos.
Así, ofrecemos a los gerentes públicos herramientas para que tengan la capacidad de tomar las decisiones que necesita Colombia, sin poner en riesgo su libertad, su patrimonio, su ejercicio profesional y su buen nombre.
- 1. Catálogo de las principales causas de fallos penales, fiscales y disciplinarios
- 2. Catálogo de puntos de riesgo por cada uno de los actores de la gestión pública
- 3. Catálogo de lecciones aprendidas
- 4. Caja de herramientas y buenas prácticas para la eficacia y la prevención
Los más de 900 casos estudiados (entre fallos penales, fiscales y disciplinarios) se convierten en el mejor insumo para el aprendizaje; qué más efectivo para un (a) ordenador (a) del gasto que conocer por qué condenaron o declararon responsable a otro ordenador del gasto y descubrir cómo evitar que no le ocurra lo mismo a él o ella, y así, con cada actor de la gestión pública. De esta manera, adoptamos la metodología de construcción del conocimiento denominada ABC
Aprendizaje
Basado
en Casos
2. TOMA DE DECISIONES A PARTIR DE ANALISIS DE ALTERNATIVAS Y RIEGOS: “La peor decisión es no decidir”
La peor decisión es no decidir; por esto la AGP y Avellaneda A & Asociados han adaptado la norma internacional de Administración/ Gestión de Riegos ISO 31000 formulando una metodología con la cual los gerentes públicos toman decisiones seguras y enfocadas hacia los resultados, a la vez que previenen riesgos para su entidad y para ellos mismos.
La Metodología para la Toma de Decisiones Basada en Análisis de Alternativas y Riesgos se desarrolla a través de los siguientes pasos:
Paso cero:
Documentación del estado del arte del tema o asunto que debe resolver el gerente público. Esta actividad se desarrolla mediante arqueología documental (Levantamiento de trazabilidad) relacionada con dicho tema.
- Paso 1: INDENTIFICA EL PROBLEMA
Identificar del problema jurídico o de gestión al que se ve enfrentado y debe resolver el gerente público.
- Paso 2: IDENTIFICAR LAS ALTERNITIVAS
Identificar y describir las posibles alternativas por las que puede optar el gerente público para resolver el problema al que se enfrenta.
- Paso 3: IDENTIFICAR LOS RIESGOS
Identificar los riesgos de daño antijurídico, penales, fiscales, disciplinarios, de gestión, y cualquier otro posible, respecto de cada una de las alternativas.
- Paso 4: CALIFICAR LA PROBALIDAD E IMPACTO
Calificar cada riesgo en términos de probabilidad e impacto (severidad) de acuerdo con las escalas de la metodología, lo que nos da como resultado un puntaje de riesgo para cada una de las alternativas, lo que permite organizar las mismas de la menos a las más riesgosa.
- Paso 5: TOMA DE DECISIÓN
El gerente público toma su decisión optando por la alternativa de menor riesgo, de manera objetiva y con un soporte que blinda su decisión.
-Paso 6: CONSTRUCCION DEL PEMP
Construcción del Plan Especial de Mitigación y Prevención del Riesgo (PEMP), en el cual se planteen acciones y compromisos concertados por los diversos actores internos o externos, según corresponda, para contrarrestar (mitigar o prevenir) cada uno de los riesgos identificados en la alternativa por la que optó el gerente público con base en el paso 5.
- Paso 7: SEGUIMIENTO PREVENTIVO Y EN TIEMPO REAL DEL PEMP
El “Plan Especial de Mitigación y Prevención del Riesgo” será objeto de un seguimiento de carácter preventivo y en tiempo real por parte de quien designe el gerente público para el efecto, con el protocolo de seguimiento de esta metodología.
3. METODOLOGÍA DE SEMAFORIZACIÓN BASADA EN LA TEORÍA DE PARETO
Con el propósito de fortalecer las funciones a cargo del gerente público, se adoptan diferentes mecanismos basados en la detección temprana, clasificación y gestión oportuna de las alertas de riesgos que se encuentren inmersos en procesos de responsabilidad penal, fiscal y disciplinaria.
La Metodología de Semaforización basada en la teoría de Pareto, se desarrolla a través de los siguientes pasos:
1. Matriz de alertas y control
Estructurar la Matriz que contendrá los criterios que serán utilizados para la clasificación en alertas 1, 2 y 3 de los asuntos y/o proyectos a cargo de la entidad y el gerente público. Conforme a la clasificación que arroje este ejercicio, se promoverán las medidas especiales de reacción, gestión y seguimiento.
2. Medidas especiales de reacción, frente a proyectos y/o asuntos clasificados en alerta 1:
Los proyectos clasificados en Alerta 1, generan la necesidad de elaborar un Plan Especial de Mitigación y Prevención del Riesgo (PEMP) el cual contendrá las acciones y compromisos concertados por los diversos actores, conforme a sus funciones, competencias, responsabilidades, obligaciones y niveles de dirección a fin de superar dicha alerta.
El responsable de la supervisión del proyecto o asunto objeto de esta alerta, elaborará un “Documento preliminar del Plan Especial de Mitigación y Prevención del Riesgo” el cual será sometido a aprobación del SEGUNDO NIVEL DE DIRECCIÓN y presentado ante el Despacho del JEFE DE ENTIDAD. Posteriormente se convocará a una mesa especial de reacción con el propósito de presentar el estado del proyecto y/o asunto, las acciones propuestas en el “Documento preliminar del Plan Especial de Mitigación y Prevención del Riesgo”, a fin de obtener la retroalimentación y la concertación de los compromisos y acciones tendientes a superar las causas de las alertas identificadas.
Una vez se verifique la superación de las causas de las alertas identificadas, se entenderá finalizado el PEMP, para lo cual el responsable designado para la supervisión y/o seguimiento del asunto presentará el informe correspondiente, el cual incluirá un acápite en el que se describirán las buenas prácticas que fueron adoptadas y que contribuyeron a superar las alertas.
3. Medidas especiales de gestión, frente a proyectos y/o asuntos clasificados en alerta 2
Los proyectos clasificados en Alerta 2, generan la necesidad de elaborar un “Plan Especial de Gestión” el cual contendrá las acciones y compromisos concertados por los diversos actores, conforme a sus funciones, competencias, responsabilidades, obligaciones y niveles de dirección a fin de superar dicha alerta.
El responsable de la supervisión del proyecto o asunto objeto de esta alerta, elaborará un “Documento preliminar del Plan Especial de Gestión” el cual será sometido a aprobación del TERCER NIVEL DE DIRECCIÓN y presentado ante el Despacho del SEGUNDO NIVEL DE DIRECCIÓN. Posteriormente se convocará a una mesa especial de gestión con el propósito de presentar el estado del proyecto y/o asunto, las acciones propuestas en el “Plan especial de gestión” a fin de obtener la retroalimentación y la concertación de los compromisos y acciones tendientes a superar las causas de las alertas identificadas.
Una vez se verifique la superación de las causas de las alertas identificadas, se entenderá finalizado el “Plan Especial de Gestión”, para lo cual el responsable designado para la supervisión y/o seguimiento del asunto presentará el Informe correspondiente, el cual incluirá un acápite en el que se describirán las buenas prácticas que fueron adoptadas y que contribuyeron a superar las alertas.
4. Medidas especiales de gestión, frente a proyectos y/o asuntos clasificados en alerta 3
Los proyectos clasificados en Alerta 3, generan la necesidad de elaborar un “Plan Especial de Seguimiento” el cual contendrá las acciones y compromisos concertados por los diversos actores que concurren en la ejecución de los proyectos y/o asuntos de competencia de la ENTIDAD, conforme a sus funciones, competencias, responsabilidades y obligaciones, a fin de superar las causas de la alerta identificada.
El responsable designado para el seguimiento y/o supervisión del proyecto y/o asunto objeto de alerta, elaborará el “Documento preliminar del Plan Especial de Seguimiento”, el cual será sometido a aprobación del TERCER NIVEL DE DIRECCIÓN. Posteriormente se convocará a una mesa especial de seguimiento con el propósito de presentar el estado del proyecto y/o asunto, las acciones propuestas en el “Documento preliminar del Plan Especial de Seguimiento”, a fin de obtener la retroalimentación y la concertación de los compromisos y acciones tendientes a superar las causas de las alertas identificadas.
Una vez se verifique la superación de las causas de las alertas identificadas, se entenderá finalizado el “Plan Especial de Seguimiento”, para lo cual el responsable designado para la supervisión y/o seguimiento del asunto presentará el Informe correspondiente, el cual incluirá un acápite en el que se describirán las buenas prácticas que fueron adoptadas y que contribuyeron a superar las alertas.
4. CAJA DE HERRAMIENTAS- Metodología de impulso a inversiones inconclusas o en riesgo
En el vasto paisaje de las obras públicas en Colombia, un fenómeno aterrador, persistente y vergonzoso arroja su sombra sobre el país: las obras inconclusas. Estas estructuras a medio terminar, no solo son un recordatorio visual de la ineficiencia y la corrupción que debilitan y deslegitiman al Estado, sino también un obstáculo tangible para el progreso y el bienestar de nuestra sociedad.
Debemos generar un frente común entre los actores públicos, los privados y entre la ciudadanía, para poner el reflector sobre las obras inconclusas y trabajar juntos con esfuerzos concretos, a que se terminen, porque debemos hacer conciencia de que lo público es tuyo y mío.
La Metodología de impulso a inversiones inconclusas o en riesgo- CAJA DE HERRAMIENTAS- se desarrolla a través de los siguientes pasos:
PASO 1- CONSULTA:
Ingresa a https://obrasinconclusas. contraloria.gov.co/, y consulta el Registro Nacional de Obras Inconclusas. En “Entidad que posee la obra inconclusa” escribe la ciudad que deseas consultar.
PASO 2- ESCOGE OBRAS INCONCLUSAS
Escoge 3 obras inconclusas, de diferentes entidades -ver en: “Entidad que Reporta”- Toma de la Caja de herramientas la Herramienta 1: Criterios para priorización.
PASO 3- DERECHO DE PETICIÓN
Escribe derecho de petición a la “Entidad que Reporta”, pidiendo información y soportes sobre el estado de las obras inconclusas escogidas. - Toma de la Caja de herramientas la Herramienta 2: Modelo de Derecho de Petición.
PASO 4- BUSCA RESPALDO INSTITUCIONAL
Escribe a la Veeduría Distrital informándole sobre el plan de impulso de obras inconclusas y solicitándole que apoye tu petición. - Toma de la Caja de herramientas la Herramienta 3: Modelo de Solicitud respaldo institucional.
PASO 5- MONITOREA TU PETICIÓN
Monitorea tu petición, como es de información debe ser resuelta en 15 días hábiles. Al día 16 reitérala.
PASO 6- TUTELA
Si al día 18 no te han contestado. Presenta tutela- Toma de la Caja de herramientas la Herramienta 4: Modelo de Tutela
PASO 7- PROPUESTA DE PLAN ESPECIAL DE IMPULSO
Una vez te contesten analiza la respuesta y escribe una propuesta de Plan Especial de Impulso, que incluya audiencias públicas de seguimiento- Toma la Herramienta 4. Guía de Plan de Seguimiento Ciudadano
PASO 8- VISITA LA OBRA
Visita la Obra. Visita la obra y corrobora su estado, contrasta lo informado por la entidad con las evidencias que encuentres en sitio. - Conversa con la Comunidad de la Zona
PASO 9- BUSCAR RESPALDO INSTITUCIONAL -PARTE2
Buscar Respaldo Institucional -parte2-. Escribir a la Veeduría Distrital informándole sobre la respuesta que obtuviste.
Mesa Pública. Solicita que se convoque mesa de trabajo para concertar Plan Especial de Impulso con la entidad pública a cargo de la obra inconclusa.
PASO 10- SEGUIMIENTO PREVENTIVO Y EN TIEMPO REAL
Haz seguimiento preventivo y en tiempo real al Plan Especial de Impulso. Lleva una bitácora de seguimiento. - Toma de la Caja de herramientas la Herramienta 3: Modelo de Bitácora
5. MESA DE AYUDA
Es un método de asesoría innovador, que se enfoca en los principales problemas jurídicos y casos coyunturales que enfrenta la organización para estructurar, con un acompañamiento altamente especializado, soluciones que conjuguen resultados, prevención y seguridad.
En la MESA DE AYUDA se abordan los asuntos con alertas especiales y de importancia estratégica para la organización, con un enfoque preventivo.
La Metodología de MESA DE AYUDA se desarrolla a través de los siguientes pasos:
PASO 1- POSTULACIÓN DE CASOS/CONSULTAS
Cada área postula sus casos objeto de consulta para ser analizados en mesa de ayuda
PASO 2- PRIORIZACIÓN
Por nivel de alerta, importancia estratégica y ocurrencia reiterada, se seleccionan los casos/consultas (máximo 4 por sesión) a abordar en MESA DE AYUDA
PASO 3- ESTUDIO DE CASOS
Los casos/consultas priorizadas son estudiados por AVELLANEDAA & ASOCIADOS-asesor altamente especializado y la Academia de la Gestión Pública
PASO 4- DIVULGACIÓN INTERNA
En la Intranet se informan los TEMAS que se abordaran en la próxima sesión de MESA DE AYUDA y se invita a los funcionarios a asistir a dicha sesión.
PASO 5- MESA DE AYUDA
Quincenalmente se realiza la MESA DE AYUDA, a la cual pueden asistir los consultantes y todo aquel funcionario que tenga interés en los temas que se abordaran.
PASO 6- RECOMENDACIONES
Por cada caso/consulta se presentará un análisis de base y las recomendaciones y asesoría pertinente
PASO 7- LECCIONES APRENDIDAS Y BUENAS PRÁCTICAS
Se identifican lecciones aprendidas y recomienda la implementación de buenas prácticas
PASO 8- BITÁCORA DE MESA DE AYUDA
Se realiza un seguimiento preventivo y en tiempo real
PASO 9- ASESORÍA EN ASUNTOS TRANSVERSALES Y ESTRATÉGICOS
Apoyo y asesoría en la revisión de instrumentos internos y en otros asuntos transversales
PASO 10- SEGUIMIENTO PREVENTIVO Y EN TIEMPO REAL
Haz seguimiento preventivo y en tiempo real al Plan Especial de Impulso. Lleva una bitácora de seguimiento. - Toma de la Caja de herramientas la Herramienta 3: Modelo de Bitácora
